Privacybeleid

Privacybeleid van het LAKS

Dit is het Privacybeleid van het Landelijk Aktie Komitee Scholieren (LAKS), gevestigd aan Drieharingstraat 6, 3511 BJ, Utrecht, Nederland.

Het LAKS biedt aan:

- een website met algemene informatie die toegankelijk is via www.laks.nl (Website);

- een telefoonlijn en e-maildienst voor het inzamelen en behandelen van klachten en vragen (Klachten-en InformatieCentrum / KIC)

- een tweede website voor het inzamelen van klachten en vragen tijdens de eindexamenperiode in het voortgezet onderwijs (VO) (EindExamenKlachtenLijn / EEKL)

- een derde website voor het aanmelden voor het terugkerende nationale tevredenheidsonderzoek (LAKS-monitor)

- trainingen en activiteiten voor leerlingenraden en scholieren (Trainingen)

- (digitale) post voor leden en directe contactpersonen van het LAKS, zoals nieuwsbrieven, persberichten en promotiemateriaal (Promotie)

samen aangeduid als de Diensten, allen te gebruiken door de gebruikers van de diensten van het LAKS (Gebruikers), en allen aangeboden door het LAKS.

 

Dit Privacybeleid kan gewijzigd worden. Gebruikers worden geadviseerd regelmatig dit document te herzien voor mogelijke updates. Wanneer je lid bent van de vereniging LAKS, zullen wij je op de hoogte stellen van een wijziging in het Privacybeleid in de Algemene Ledenvergadering. Wanneer je geen lid bent van de vereniging LAKS, en wel gebruik maakt van de diensten van het LAKS, zullen wijzigingen voor je zichtbaar zijn na publicatie op de website van het LAKS. Dit Privacybeleid is als laatst gewijzigd op 29-11-2017.

Dit Privacybeleid kan lokaal worden opgeslagen of worden geprint.

 

1 Wanneer is dit Privacybeleid van toepassing?

Dit Privacybeleid is van toepassing op en bevat informatie over de verwerking door het LAKS van persoonsgegevens van gebruikers van de Diensten en een ieder die LAKS contacteert voor een van de andere redenen zoals genoemd onder 3 (Voor welke doelen verwerken wij je persoonsgegevens?).

 

2 Wie beheert je gegevens?

Het LAKS verzamelt en beheert Persoonsgegevens van Gebruikers (Contactpersonen) indien en wanneer zij deze verstrekken aan het LAKS via of middels een van de Diensten. Onder persoonsgegevens vallen Contactgegevens en Identificatiegegevens. Contactgegevens zijn o.a. voor- en achternamen van contactpersonen, e-mailadressen van contactpersonen, adressen van contactpersonen, en telefoonnummers van contactpersonen. Identificatiegegevens vermelden o.a ‘wel/niet minderjarig’, type school/niveau. Het LAKS verzamelt voor klachten en vragen geen geboortedata, Burgerservicenummers en andere identificatiegegevens van contactpersonen (zogenaamde Bijzondere of Gevoelige identificatiegegevens). Wel worden sommige Bijzondere Identificatiegegevens verzameld indien de verzameling hiervan wettelijk verplicht is; indien je deelneemt aan een van onze cursussen of activiteiten; en/of bij het gebruik van een van de Diensten waarbij er een Bewerkingsovereenkomst is afgesloten met een andere partij en je gegevens nodig zijn om de Diensten te kunnen leveren.

 

3 Voor welke doelen verwerken wij je persoonsgegevens?

(3.1) Het behandelen van reguliere klachten en vragen en de correspondentie die hiermee gepaard gaat

3.1.1 Wat houdt dit doel in?

Wanneer je het LAKS benadert met een klacht of vraag, doorgaans via e-mail of via de telefoon, zijn je contactgegevens nodig om je te kunnen bereiken; indien een vraag of klacht niet direct behandeld kan worden, slaat het LAKS je contactgegevens op voor toekomstige correspondentie.

3.1.2 Welke persoonsgegevens verwerken wij voor dit doel?

Voor dit doel verwerken wij de volgende contactgegevens: de namen van de ouder(s)/verzorger(s) en/of van jou; e-mailadres en/of telefoonnummer waarmee je ons bereikt of waarop je in de toekomst bereikt wil worden; de naam van je school; de plaats van de school. Voor dit doel verwerken wij tevens de volgende identificatiegegevens: type school of niveau; of je wel/niet minderjarig bent; of je een leer-of kwalificatieplicht hebt. Het LAKS verwerkt deze persoonsgegevens zelf. Indien je niet uit eigen initiatief, en/of niet direct je persoonsgegevens verstrekt, zal het LAKS altijd vragen of wij je gegevens mogen noteren. Persoonsgegevens worden verwerkt in een digitaal registratiesysteem, wat enkel bereik- en benaderbaar is door de medewerkers van het LAKS die aangesteld zijn voor de verwerking van deze persoonsgegevens (zie ook 6).

3.1.3 Hoe lang bewaren wij je persoonsgegevens?

Standaard worden contactgegevens die gekoppeld zijn aan klachten en vragen, maximaal twee jaar opgeslagen. Indien de gegevens twee jaar onbewerkt zijn gebleven, worden deze geanonimiseerd. De klachten blijven dan in het systeem zonder dat zij te herleiden zijn naar individuele personen (zie ook 3.3 onder procedure Klachtenrapportage). Wij verwijderen tevens je persoonsgegevens uit onze systemen zodra je daarom vraagt.

 

(3.2) Het behandelen van bijzondere klachten en vragen en de correspondentie die hiermee gepaard gaat, tijdens de EindExamenKlachtenLijn-periode (EEKL)

3.2.1 Wat houdt dit doel in?

Tijdens de eindexamens in het voortgezet onderwijs (april-juni), ontvangt het LAKS significant meer vragen dan tijdens de reguliere periode in het schooljaar. Het LAKS verzamelt deze zogeheten ‘eindexamenklachten’ via een aparte website en een aparte telefoonlijn. Wanneer je het LAKS via de EEKL-website, via e-mail of via de telefoon benadert met een eindexamenklacht of -vraag, zijn je contactgegevens nodig om je te kunnen terugbellen of terugmailen; indien een vraag of klacht niet direct behandeld kan worden, slaat het LAKS je contactgegevens op voor toekomstige correspondentie.

3.2.2 Welke persoonsgegevens verwerken wij voor dit doel?

Voor dit doel verwerken wij de volgende contactgegevens: naam; e-mailadres en/of telefoonnummer waarmee je ons bereikt of waarop je in de toekomst bereikt wil worden; de naam van je school; de plaats van de school. Voor dit doel verwerken wij tevens de volgende identificatiegegevens: type school of niveau; of je wel/niet minderjarig bent; of je een leer-of kwalificatieplicht hebt. Het LAKS verwerkt deze persoonsgegevens zelf. Indien je niet zelf, en/of niet direct je persoonsgegevens verstrekt, zal het LAKS altijd vragen of wij je gegevens mogen noteren.

In tegenstelling tot het verwerken van reguliere klachten, worden eindexamenklachten opgeslagen in een apart systeem, dat beheerd wordt door de partij die tevens de website van de EEKL beheert (host). De afspraken voor het omgaan en afhandelen van deze eindexamenklachten zijn verwerkt in een Bewerkingsovereenkomst.

3.2.3 Hoe lang bewaren wij je persoonsgegevens?

Na afloop van de EEKL-periode (rond of in het reguliere zomerreces) worden alle persoonsgegevens, die gekoppeld zijn aan de eindexamenklachten, tegelijkertijd geanonimiseerd. Vanaf dat moment kan het LAKS niet meer corresponderen met de gebruikers die een eindexamenklacht hebben ingediend en geen verdere correspondentie hebben verzocht. Persoonsgegevens van deze gebruikers worden tevens niet geregistreerd zoals reguliere klachten, en zij worden tevens niet opgeslagen in het systeem wat gebruikt wordt voor reguliere klachten, tenzij gebruikers expliciet hebben, of zijn gevraagd, om na afloop van de EEKL-periode te corresponderen over de klacht of vraag tijdens de EEKL-periode. 

 

(3.3) Voor het opstellen van een geanonimiseerde klachtenrapportage

3.3.1 Wat houdt dit doel in?

Het bestaansrecht van het LAKS is ten dele afhankelijk voor de subsidie die onze organisatie ontvangt van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW). Het Ministerie van OCW ontvangt tweejaarlijks een klachtenrapportage van het LAKS, welke de categorieën klachten en vragen bevat, en waarmee trends zijn te analyseren over de verschillende soorten klachten en vragen. De klachtenrapportage is geanonimiseerd, wat betekent dat de rapportage geen persoonsgegevens bevat die te herleiden zijn naar individuele personen en/of gebruikers.

3.3.2 Welke persoonsgegevens verwerken wij voor dit doel?

Voor dit doel verwerken wij enkel het type onderwijs, het leerjaar, niveau en een categorisering van het ‘thema’ van de klacht. Deze rapportage wordt aangevuld met de datum en tijd waarop de individuele klachten en vragen zijn ontvangen. De klachtenrapportage bevat geen persoonsgegevens die te herleiden zijn naar de individuele persoon, zoals naam, adres, telefoonnummer of mailadres, BSN, of geboortedatum, of andere identificatiegegevens zoals beschreven in 3.1.

3.3.3 Hoe lang bewaren wij je persoonsgegevens?

De Klachtenrapportages bevatten geen gegevens die te herleiden zijn aan individuele personen. Indien je je gegevens uit onze systemen wil laten verwijderen, gelden dezelfde voorwaarden zoals beschreven onder 3.1.3.

 

(3.4) Voor het onderhouden van een ledenbestand

3.4.1 Wat houdt dit doel in?

Het LAKS heeft als vereniging leden, namelijk de leerlingenraden van scholen in het voortgezet onderwijs. Omdat niet elke leerlingenraad een eigen mailadres of telefoon heeft, slaat het LAKS gegevens op die gekoppeld zijn aan de leerlingenraad, zoals het mailadres van de school, het mailadres en/of telefoonnummer van de docent-begeleider(s) van de leerlingenraad, en/of het mailadres en/of telefoonnummer van de (oudste) leerling in de leerlingenraad.

3.4.2 Welke persoonsgegevens verwerken wij voor dit doel?

Voor dit doel verwerken wij het e-mailadres en/of telefoonnummer waarop onze leden te bereiken zijn, welke direct verstrekt worden bij het verwerken van het lidmaatschap. Indien één persoon de contactpersoon is van de betreffende leerlingenraad, verzamelen wij de naam van de persoon, de naam van de school en het e-mailadres en/of telefoonnummer waarop deze individu te bereiken is.

3.4.3 Hoe lang bewaren wij je persoonsgegevens?

Wij verwijderen deze persoonsgegevens uit onze systemen zodra je daarom vraagt. Indien een docent-begeleider of leerling geen rol meer speelt binnen de leerlingenraad, én indien de leerlingenraad geen algemeen e-mailadres en/of telefoonnummer heeft, zullen de contactgegevens van de docent-begeleider en/of de (oudste) leerling worden vervangen door de persoon(-onen) die hem/haar/hen zal/zullen opvolgen.

 

(3.5) Om je uit te nodigen voor activiteiten en/of deelname aan onderzoeken

3.5.1 Wat houdt dit doel in?

Het LAKS organiseert ledenvergaderingen voor gebruikers met een LAKS-lidmaatschap, en andere activiteiten voor zowel gebruikers met of zonder lidmaatschap. Deze andere activiteiten zijn o.a.: panels; inspraakavonden; congressen; conferenties, cursussen op externe locaties; en onderzoeken.

Voor deelname aan activiteiten verzamelt het LAKS gegevens via digitale of papieren aanmeldformulieren, welke direct door het LAKS verstrekt worden aan de persoon, of via één van onze websites. Uitnodigingen worden verstuurd via post, via e-mail, via de telefoon en/of via onze social mediakanalen.

3.5.2 Welke persoonsgegevens verwerken wij voor dit doel?

Voor aanmeldingen voor activiteiten zoals beschreven onder 3.5.1, verzamelen wij de volgende gegevens: de naam van de contactpersoon; het geslacht; de geboortedatum; het postadres; het e-mailadres; het telefoonnummer. Naast persoonsgegevens vragen wij om: de naam van de school van de leerling; het factuur-en postadres; en de directe contactgegevens van de school zoals e-mailadres en telefoonnummer.

Voor deelname aan cursussen verzamelen wij de volgende gegevens: het leerjaar van de leerling; het niveau; of de leerling lid is van een leerlingen- en/of medezeggenschapsraad; dieetwensen; medische indicaties; contactgegevens van de persoon die gebeld wordt in geval van nood.

Voor aanmeldingen voor onderzoeken, met name voor de LAKS-monitor, verzamelt het LAKS de naam van de school/vestiging, brinnummer school/vestiging, (post)adres van de vestiging, en directe contactgegevens van de contactpersoon op die vestiging (directie en/of kwaliteitszorgmedewerker).

3.5.3 Hoe lang bewaren wij je persoonsgegevens?

Je persoonsgegevens zijn nodig om de trainingen, activiteiten en onderzoeken te kunnen verzorgen. Indien je deze gegevens niet aan ons wil of kan verstrekken, kunnen wij je deelname niet verwerken. Wij verwijderen dan je persoonsgegevens uit onze systemen zodra je daarom vraagt.

Indien je gegevens verzameld worden voor een activiteit via een (online) aanmeldformulier, worden je gegevens maximaal zes maanden na afloop van de activiteit bewaard in onze systemen. Na deze periode worden je gegevens gearchiveerd en zijn ze niet meer toegankelijk voor jou of voor onze medewerkers. Wij gebruiken deze gegevens niet om je aan te melden voor een andere activiteit binnen de zes maanden waarin wij je gegevens bewaren. Wij zullen je dan ook voor een nieuwe/andere activiteit altijd vragen om een nieuw formulier op te sturen.

Indien het een onderzoek betreft waarvoor de gebruiker zich vrijwillig en onbezoldigd aanmeldt, worden de identificatiegegevens verwijderd nadat het onderzoek is afgerond. Je telefoonnummer en/of e-mailadres blijven in onze systemen om je uit te nodigen voor toekomstige onderzoeken. Wij verwijderen je contactgegevens uit onze systemen indien je daarom vraagt.

 

(3.6) Om je informatie toe te zenden over het LAKS en haar activiteiten

3.6.1 Wat houdt dit doel in?

Wij houden je graag op de hoogte van ons laatste nieuws en andere kansen en ontwikkelingen binnen het LAKS via email, social media of via een van onze diensten. Als je graag geïnformeerd wilt blijven op deze onderwerpen, dan kun je je aanmelden via onze nieuwbrief via de website, of door ons te volgen/’liken’ op de betreffende social media.

3.6.2 Welke persoonsgegevens verwerken wij voor dit doel?

Voor dit doel verwerken wij je naam, adres (wanneer nodig voor fysieke post), je e-mailadres en een overzicht van welke mails wij je reeds gezonden hebben.

3.6.3 Hoe lang bewaren wij je persoonsgegevens?

Wij bewaren je persoonsgegevens voor zo lang als je informatie wilt ontvangen van het LAKS. Wanneer je geen e-mails meer wilt ontvangen, kun je je uitschrijven door de uitschrijfoptie in elke e-mail van het LAKS.

 

(3.7) Voor boekhouding en administratie

3.7.1 Wat houdt dit doel in?

Wij bewaren alle facturen en declaraties die we ontvangen om zo onze boeken volgens de wet bij te houden. Deze kunnen persoonsgegevens bevatten.

3.7.2 Welke persoonsgegevens verwerken wij voor dit doel?

Voor dit doel verwerken wij je naam, adres, BTW nummer, orderregels en de datum van bestelling of aanmelding van een van onze Diensten. Gegevens voor aanmelding van een van onze activiteiten, vallen onder de voorwaarden zoals beschreven onder 3.5.

3.7.3 Hoe lang bewaren wij je persoonsgegevens?

Wij verwijderen deze persoonsgegevens uit onze systemen zodra je daarom vraagt, tenzij dit ons belet een wettelijke verplichting na te komen. Gegevens voor aanmelding van een van onze activiteiten, vallen onder de voorwaarden zoals beschreven onder 3.5.

 

4 Wie heeft toegang tot je gegevens?

Je persoonsgegevens zijn beschikbaar voor de medewerkers van het LAKS, die tevens verantwoordelijk zijn voor de verzameling en registratie van klachten en vragen zoals beschreven in 3.1, én die toegang zijn verleend voor de systemen waarin je gegevens zijn opgeslagen. De medewerkers zijn tevens beheerder van de KIC, de EEKL, de content van de websites en de administratie voor activiteiten, trainingen en onderzoeken.

Het LAKS gebruikt daarnaast (diensten van) derden voor het verwerken van bepaalde gegevens, zoals de hosting van onze Website en servers, en de onderzoeken en trainingen die wij uitbesteden aan derden. Alleen wanneer Het LAKS hiertoe verplicht is door de wet, zullen je persoonsgegevens beschikbaar worden gesteld aan toezichthoudende instellingen, fiscale autoriteiten of onderzoeksbureaus. Het LAKS stelt bewerkingsovereenkomsten en/of algemene voorwaarden op met partijen met wie wij je gegevens delen. In deze overeenkomsten en/of algemene voorwaarden staat de weg waarlangs je gegevens worden gedeeld. Tevens staat vermeld in een bewerkingsovereenkomst dat je gegevens niet aan andere partijen zullen worden verstrekt, dan aan de partijen tussen wie een bewerkingsovereenkomst is gesloten.

 

5 Hoe om te gaan met links naar andere sites en social media?

Op de website www.laks.nl vind je een aantal links naar andere websites. Hoewel deze websites met zorg zijn geselecteerd, zijn wij niet verantwoordelijke voor de verwerking van je persoonsgegevens door deze websites. Dit Privacybeleid is daarom niet van toepassing op het gebruik van deze websites.

Wanneer je kiest om onze Website via social media zoals Facebook, Instagram, SnapChat en/of Twitter te delen, worden je persoonsgegevens (zoals je naam en het feit dat je geïnteresseerd bent bij het LAKS) ook zichtbaar voor de bezoekers van je persoonlijke pagina op het betreffende sociale netwerk. Op het gebruik van zulke social media websites zijn enkel de gebruiksvoorwaarden en privacybeleid van de betreffende social mediawebsite van toepassing. Het LAKS is niet verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens of het privacybeleid van zulke social mediawebsites. Dit Privacybeleid is daarom niet van toepassing op het gebruik van dergelijke websites.

 

6 Hoe beveiligen wij de gegevens?

Je persoonsgegevens worden strikt vertrouwelijk behandeld en het LAKS heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen tegen het verlies of onrechtmatig verwerken van deze gegevens. Om deze reden gebruikt het LAKS verschillende beveiligingstechnologieën waaronder beveiligde software en servers. De digitale systemen die het LAKS gebruikt, zijn allen beveiligd en enkel toegankelijk voor medewerkers die ook verantwoordelijk zijn voor de verwerking van de gegevens. Zij hebben daarom zowel toegang tot deze systemen en je persoonsgegevens. Je kunt te allen tijde een verzoek tot inzage en/of vernietiging indienen bij de medewerkers die toegang hebben tot je gegevens. Je kunt te allen tijde toegang vragen tot de gegevens die het LAKS over je verwerkt door een verzoek te sturen naar:

info@laks.nl

Het LAKS is bij wet verplicht binnen 4 weken schriftelijk of per e-mail te reageren op je verzoek tot inzage of verwijdering.